La description:
Missions principales : - Gestion administrative courante : rédaction de courriers et comptes rendus, traitement des mails et du courrier, classement et archivage des documents, suivi des dossiers - Suivi budgétaire et financier : saisie et actualisation des outils de suivi, facturation, encaissements, relances, coordination avec le pôle Finance - Logistique et approvisionnements : commandes de repas, goûters, matériel et fournitures, suivi des besoins liés aux locaux. - Organisation et coordination : planification des réunions, gestion des agendas, convocations, préparation logistique, suivi des émargements - Suivi des présences et créations de tableaux de bord : contrôle des présences enfants, mise à jour d'outils de suivi et de pilotage - Appui à la vie de la structure : soutien administratif à l'ensemble des activités, sorties, événements et projets menés au sein de la structure Missions RH et gestion des plannings : - Accueil administratif des salariés et accompagnement lors de leur embauche - Suivi administratif du personnel : réception, transmission et classement des documents relatifs aux salariés - Gestion des plannings : saisie et mise à jour des emplois du temps dans le logiciel dédié, suivi mensuel de l'état de présence de l'équipe - Appui à l'organisation du travail : proposition d'ajustements en lien avec la directrice, en tenant compte des absences et de la réglementation - Gestion de l'intérim : réalisation des demandes et saisie sur la plateforme dédiée, après validation par la direction Gestion des inscriptions : - Participation aux processus de préinscription : élaboration des documents, définition du calendrier, planification des étapes - Traitement administratif des préinscriptions : saisie, vérification et analyse des informations nécessaires, contrôle de la recevabilité des dossiers - Suivi des demandes et des listes d'attente : mise à jour régulière, propositions de places aux familles en lien avec la direction - Participation aux commissions d'attribution et aux réunions liées à l'accueil des enfants - Création et mise à jour des documents administratifs liés aux inscriptions et au suivi des familles Relations avec les familles et gestion des inscriptions : - Accueil physique et téléphonique - Communication avec les parents : diffusion d'informations via différents supports - Appui et relai d'informations entre la direction, l'équipe et les partenaires - Réponse aux sollicitations de la collectivité dans le cadre de ses missions Informations sur le poste : - Démarrage : dès que possible - Type du contrat : CDI - Temps d'intervention : Lundi au vendredi + vacances scolaires - Volume horaire : 35h00 par semaine - BTS Assistante de direction exigé ou équivalent - Taux horaire : 13.10€ brut de l'heure - Estimation du salaire : 2025,99 € brut / 1499,23€ net mensuel + points techniques en fonction de l'expérience - Échelon : C - Indice : 285 Avantages de l'OPAL : Prise en charge des repas - Participation à la mutuelle Mut'Est - Participation à 100% aux frais de transport en commun - Prise en compte de l'ancienneté dans la branche - Partenariats avec Action Logement et Chorum - Possibilité d'évolution et de formation Les partenariats et les aides diverses : - Prévoyance CHORUM pour une meilleure prise en charge de vos frais de santé - Partenariat ACTION LOGEMENT pour une aide à la recherche d'un logement à proximité - Prise en compte de l'ancienneté dans la branche avec une rémunération adaptée - Un CSE (Comité Social et Economique) engagé et toujours à vos côtés pour des questions à l'employeur - Cartes cadeaux spéciales "vacances" ou "Noel" et cartes « naissance » en fonction de votre ancienneté à l'OPAL La fiche de poste relative à votre emploi est disponible à la demande auprès de l'association OPAL. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations concernant ce poste.