La description:
Mission : Assurer le bon fonctionnement d'une entité, organiser, exploiter classer l'ensemble des informations administratives, techniques de l'association. Sous l'autorité du président et du secrétaire général. Missions principales : - Procéder à l'ouverture des locaux et à la fermeture, en l'absence des dirigeants, - Gérer l'accueil téléphonique, renseigner, identifier, aider et orienter les adhérents et les visiteurs, avec bienveillance. - Procéder à l'enregistrement du courrier départ et arrivé, ainsi qu'à son expédition, (lettre et colis) (Tout courrier sortant du secrétariat doit porter un numéro d'enregistrement et une référence dans DROPBOX (serveur) - Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements du responsable hiérarchique et éventuellement des autres personnes du bureau . - Assurez la frappe et la présentation des documents, - Triez et mettre à jour tous les documents permettant de diffuser les informations, (listing des fédérations, des personnalités, des invités (sous format Word), - Organiser le classement des documents et dossiers, (Papiers et DROPS) - Recueillir, diffuser et classer les informations spécifiques à l'activité de l'association, des commissions, et suivre la procédure des Dons, - Renseigner les services internes et les interlocuteurs externes sur les informations concernant l'activité de l'entité ou du président en fonction des directives reçues par le président et le secrétaire général, Savoir : - Connaitre le secteur d'activité, le fonctionnement associatif, les associations représentatives du monde combattant et principaux partenaires. Savoir -faire : - Assurer un accueil, téléphonique et physique de qualité. - Savoir communiquer, transmettre l'information et s'exprimer en public, - Maîtriser les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint Publisher) - Préparer le courrier pour le secrétaire général et le président, - Mettre en œuvre des méthodes de classement et savoir effectuer des recherches administratives, Savoir être : - Ponctuel(le), rigoureux(euse)et faire preuve de confidentialité, - Posséder l'esprit d'équipe et des qualités relationnelles, - S'interdire toute ingérence dans les conflits avec les fédérations partenaires