La description:
ADMINISTRATIF. Assister le service support sur les aspects administratifs, organisationnels, techniques. Rédaction de courriers, rapports d'activité, comptes-rendus, procédures, tableaux de bord, bilans administratifs. Création de documents, utilisation de divers outils bureautiques. Préparation des tableaux de suivi pour les instances. Gérer les contrats d'assurance (auto-mission). Gérer la vie associative, mettre à jour les données liées à la structure (mise à jour des membres de l'association, des statuts auprès de la Préfecture). RECRUTEMENT Organiser le recrutement, les convocations aux entretiens, envoi des confirmations d'entretien, préparation des fiches d'entretien pour le jury, réponses aux candidats non sélectionnés lors de la pré-sélection des candidats. Veiller à la bonne réalisation de l'organisation du recrutement. R.H - GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL Etablir les dossiers administratifs des salariés. Gérer les visites médicales. Frais de déplacements sur le logiciel EURECIA Classer et archiver les documents liés à la gestion administrative du personnel. Mise à jour des dossiers Assurances (assurance, carte grise), Mutuelle (attestation). Constituer, mettre à jour des dossiers, classement et archivage. Appui aux managers sur sujets RH (Horaires, organisation du travail). Gestion bancaire : trésorerie. Préparation de règlement factures (chèques). ORGANISATION, FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION. Anticiper les besoins en gérant le stock des fournitures de bureau en lien avec les chargées d'accueil des sites, et s'assurer qu'elle effectue les commandes. Commandes des fournitures de bureau, entretenir des relations avec les prestataires, passer les commandes et suivre les commandes de fournitures. Faire établir les devis, négocier les tarifs avec les prestataires. Coordonner la réservation des locaux, la convivialité et le matériel nécessaire à l'évènement, la préparation de la salle ; accueillir les membres lors de la réunion. Respect de la confidentialité et discrétion dans la gestion et diffusion des informations. Aptitude à travailler en équipe. Bonne organisation, rigueur, aisance rédactionnelle, esprit de synthèse. Qualités relationnelles, diplomatie, discernement, prise de recul. Capacité à gérer les priorités, capacités d'initiatives. Maîtrise et aisance d'utilisation du pack office, Microsoft 365 et des outils de bureautique.