La description:
Le CCAS est un établissement public qui gère 30 structures à destination des personnes âgées, handicapées, de la petite enfance et intervient dans le secteur de la lutte contre les exclusions. Sa vocation est d'apporter du soutien aux personnes fragiles ou en difficulté. La MECS RAMEL, établissement du CCAS de Toulouse, accueille des enfants âgés de 3 à 18 ans confiés aux services de l'Aide sociale à l'enfance. La MECS RAMEL comprend plusieurs dispositifs : un internat de 27 enfants, un service extérieur d'accueil en petit collectif sur une villa de 7 places, un service adolescent de 10 places, un service d'appartements extérieurs de 13 places, ainsi qu'un service de placement à domicile de 18 places. Ces dispositifs sont placés sous l'autorité de trois chefs de services sociaux-éducatifs et d'une direction d'établissement. En tant qu'adjoint.e administratif.tive vous aurez serez amené.e à gérer les missions suivantes : - Accueil téléphonique - Accueil physique (assurer l'ouverture du portail et l'accompagnement des personnes extérieures à l'établissement, sur le lieu de rdv). - Affichage et communication interne (emplois du temps, utilisation des véhicules, notes internes, menus, effectif cuisine, lingerie.) - Mise à jour de l'annuaire du service. - Enregistrement des courriers (arrivées/départs) postaux. - Traitement des courriers électroniques (boites mails structurelles) : transmission et archivage. - Dactylographier, mettre en page les documents administratifs, les transmettre aux services compétents, les enregistrer dans le dossier papier/informatique. - Renseignement et mise à jour du tableau de suivi des enfants/jeunes accueillis. - Création des nouveaux dossiers à l'arrivée de l'enfant/jeune. - Numérisation et classement de l'ensemble des documents concernant les enfants/jeunes accueillis. - Transmission de l'état des places disponibles de manière hebdomadaire. - Procéder à l'archivage des documents et dossiers. - Participer aux réunions institutionnelles / Rédiger les comptes rendus de réunion lorsque la présence de l'adjointe administratives est demandée. - Transmission des documents RH aux services du siège CCAS concerné. - Transmission des factures dès réception et après validation de la direction, au service des finances du CCAS. Assurer les relances auprès du CCAS, en cas de retard de paiement. - Assurer un soutien, le renseignement des documents/tableaux de régie, et la transmission de certains documents de régie, demandés par les sous-régisseurs et régisseurs. - Gestion des commandes (mobiliers, fournitures.) sur GDA entre autres. - Assurer le remplacement de ses collègues adjointes administratives en cas d'absence, dans un souci de continuité de service. Compétences et connaissances requises : - Expérience en protection de l'enfance exigée. - Maitrise du Pack Office (Word, PP, Excel), Logiciel GDA, CANVA (ou autres logiciels d'infographie). - Maitrise de l'environnement de travail et de la protection de l'enfance. - Notion en droit appréciée au regard des documents à classer (ordonnances, jugements). - Un niveau avancé en anglais/espagnol serait apprécié, au regard du public accueilli (jeunes mineurs non accompagnés). - Conditions de diplômes : Bac / Bac pro / BTS L Licence (au choix). Pas forcément dans le domaine. Savoir-être : - Rigueur et implication - Autonomie - Organisation - Qualités relationnelles - Respect du cadre institutionnel et des devoirs du fonctionnaire (réserve, confidentialité, neutralité, discrétion.) Poste à pourvoir au 15/05/2025.