La description:
Mission du service / positionnement hiérarchique : Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs-rices dédiés-es aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools). L'agent-e est placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Administrative de la division. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle travaille avec la Directrice Administrative, son adjoint-e mais aussi avec les membres de l'équipe, le Service Financier de la faculté des Sciences d'Orsay, le/la chargé-e. de Mission Handicap et le Service Mission Handicap sur le périmètre de la Faculté des Sciences d'Orsay. Missions principales de l'agent-e : Gestion administrative relative à la Direction de la Division : Anticiper, collecter et ordonnancer les demandes de commandes de tout type (fournitures, appel à projet, prestation de bouche, mobilier.) ; Établir ou réceptionner les devis, les faire valider et signer par la Directrice Administrative ; Préparer les propositions de commande, les transmettre afin d'obtenir les bons de commandes correspondants ; Finaliser les commandes et en assurer le suivi jusqu'à leur réception ; Contrôler les commandes reçues, établir les attestations de livraison et les transmettre ; Enregistrer les engagements de dépenses dans le fichier de suivi budgétaire et en assurer une tenue rigoureuse et fiable. Gestion administrative relative à « Mission handicap » : Assurer un lien entre le Service Mission Handicap et le Pôle Pédagogie Licences 1ère et 2ème année notamment dans le suivi et la mise à jour des plannings d'examens ; Communiquer toutes informations et/ou modifications utiles aux deux parties concernées (Mission handicap et Pôle Pédagogie) ; Assurer une aide administrative auprès du/de la chargé-e de mission « Mission handicap » (préparation, suivi et traitement des dossiers.) ; Assurer une aide dans la mise à jour de la validation des dossiers dans les outils dédiés. L'agent-e est également amené-e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d'activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il/Elle peut par ailleurs être amené-e à contribuer à l'organisation d'évènements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours.) Profil Connaissance, savoir : connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles Respecter les dispositifs et procédures de l'établissement Savoir-faire : Rechercher l'information, la vérifier et la classer Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs-rices internes et externes Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent-e est saisi-e Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux ...) Savoir recueillir l'information, la présenter au supérieur hiérarchique et la diffuser Savoir travailler en équipe et e