La description:
Pour l'exercice de sa compétence en matière de solidarités, l'établissement recherche un Assistant de direction Solidarités H/F. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur Solidarités, il/elle réalise la gestion administrative et budgétaire du service Insertion et peut être amené(e) à intervenir sur ces aspects auprès des services Foyer Jeunes Travailleurs, santé et accessibilité. Il/elle réalise le suivi administratif et financier des différentes actions du service insertion ainsi que des demandes de financements auprès des différents partenaires (Département, Région, Etat, Fonds Européens). Il/elle supplée également le Directeur Solidarités lors de ses absences ou contraintes dans la gestion de l'équipe insertion et des priorités à donner. Il/elle assume, lors des absences ou contraintes du Directeur Solidarités, la coordination et la responsabilité hiérarchique des équipes insertion en lien avec le Directeur Général des Services. Missions 1. Effectuer la gestion budgétaire et administrative du service insertion : - Rédiger des documents administratifs (conventions, décisions, courriers divers, comptes rendu, bilans, préparation de COPIL.) ; - Assurer la fonction de correspondant comptable du service insertion ; - Réaliser le suivi budgétaire et les bons de commande, vérifier et traiter les factures ; - Participer au suivi des marchés et des accords-cadres ; - Assurer le suivi des dossiers de financements/subventions ; - Préparer le renouvellement des programmations pluriannuelles du service insertion. 2. Organiser et assurer la gestion administrative et logistique de la direction : - Assurer l'accueil physique, téléphonique et orienter vers le bon interlocuteur ; - Organiser et réaliser les tâches administratives courantes (circuit des parapheurs, traitement de la GED, rédaction classement et archivage de documents pour le bon fonctionnement de la direction.) ; - Organiser et planifier des réunions et des commissions en présentiel ou en distanciel (réservation de salles et du matériel, convocation après vérification des disponibilités, états de présence, rédaction et diffusion des ordres du jour, relecture, mise en page et transmission de documents...) ; - Créer et alimenter tous tableaux ou outils en vue d'améliorer le fonctionnement quotidien de la direction ; - Exercer toute tâche ponctuelle nécessaire aux compétences des services. 3. Assurer la coordination de l'équipe insertion en l'absence du directeur solidarités et le suivi du personnel CDDI en continu : - Suivre le planning de travail des différents salariés CDDI ; - Assurer le management des accompagnateurs socio-professionnels et encadrants techniques ; - Participer à l'évaluation de l'activité ; - Contribuer à la gestion des congés de l'équipe de permanents ; - Favoriser le développement du travail partenarial et en transversalité avec les autres directions et services de la collectivité ; Vous connaissez le fonctionnement de l'environnement territorial, des règles et procédures comptables et budgétaires, les acteurs de l'insertion professionnelle et avez des notions relatives aux procédures de marchés publics