La description:
Missions principales : 1. Accueil du public et gestion des appels téléphoniques : - Accueillir et orienter les visiteurs (physiquement et par téléphone). - Fournir des informations sur les services, les démarches administratives et les événements. - Assurer la gestion des demandes et requêtes courantes, en lien avec les différents services. 2. Gestion des rendez-vous : - Planifier et organiser les rendez-vous de la direction, partenaires ou autres représentants. - Assurer le suivi de l'agenda du dirigeant en coordination avec la Secrétaire Générale. 3. Secrétariat : - Rédiger, mettre en forme et archiver les documents administratifs (courriers, documents légaux, rapports, etc.). - Gérer l'archivage physique et numérique des documents officiels et administratifs. - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, envoi). 4. Communication : - Mettre à jour et gérer le site internet, en collaboration avec les services concernés. 5. Gestion des salles et du matériel : - Gérer les demandes de réservation des salles. - Assurer le suivi des réservations, en vérifiant la disponibilité des salles, les équipements nécessaires, et en coordonnant avec les services techniques pour la préparation des espaces. - Veiller au bon état de fonctionnement des équipements et à la propreté des salles avant et après les événements. - Fournir des informations et des conseils sur les conditions d'utilisation des salles. 6. Gestion des associations : - Assurer la gestion administrative des associations locales (inscriptions, subventions, suivi des activités). - Organiser les réunions et événements en lien avec les associations. - Assurer la communication avec les responsables d'associations pour les demandes et besoins. Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de communication digitale (gestion de site internet, réseaux sociaux). - Compétences rédactionnelles - Connaissance de la gestion de la communication - Connaissance des procédures administratives - Notions de gestion des salles et d'administration des associations sont un plus Autres aptitudes : discrétion, réactivité, facultés d'adaptation, bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles Langue : Maîtrise du Français à l'oral et à l'écrit. Date limite de candidature : 30 avril 2025