La description:
Le Groupement d'Intérêt Public Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de l'Académie de La Réunion a été créé en 2005. Son objectif principal est de mettre en œuvre des services de soutien à l'éducation et la formation tout au long de la vie. Il est un outil de coopération et de gestion et un organisme de formation qui fédère un réseau d'établissements. Le projet ECOUBAT, développe des solutions pour une ville durable et des bâtiments innovants en milieu tropical. Il anticipe les besoins de construction durable autour de trois piliers : la formation, la valorisation des métiers et la recherche & développement. Au sein du GIP-FCIP, l'assistant / l'assistante de gestion de projet est placé sous l'autorité fonctionnelle du chef de projet ECOUBAT. Il ou elle aura pour mission de soutenir la gestion quotidienne des tâches administratives et organisationnelles liées à ECOUBAT. Il/elle contribuera à la mise en œuvre des actions du projet en assurant le suivi des dossiers et de la gestion logistique. 1. MISSIONS A. Soutien à la Gestion administrative - Assurer le suivi administratif du projet et gestion des documents (dossiers, conventions, contrats) - Gérer les courriers, mails avec les différents partenaires - Participer à la rédaction des comptes rendus de réunions et des rapports de suivi - Assurer la mise à jour des bases de données et du classement des documents - Assurer le traitement de la facturation concernant les opérations portées par le chef de file et suivre les indicateurs associés - Participer au suivi financier B. Organisation et logistique : - Assurer l'organisation des réunions, ateliers et événements - Assurer la logistique pour les événements C. Suivi des actions du projet : - Assister dans la coordination des actions de formation, promotion des métiers et recherche & développement - Suivre les plannings des activités et veiller au respect des délais - Participer au suivi des indicateurs et à la collecte des données pour les rapports d'avancement - Rendre compte auprès de l'équipe D. Qualité - Participer aux évaluations / audits et contribuer à la production des rapports d'évaluation - Contribuer à la démarche qualité 2. PROFIL RECHERCHE Savoirs : - Notions de base sur le cycle et la gestion de projet (planification, suivi, reporting) - Connaissance des procédures de gestion documentaire - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de communication (plateformes de gestion de projets) - Connaissance des outils de planification - Compréhension du contexte (éco-construction, développement durable, formation professionnelle) Savoir faire : - Classement, archivage, mise à jour de bases de données - Suivi des dossiers et des échéances - Rédaction de documents officiels (courriers, comptes rendus, rapports) - Organisation des réunions, ateliers et événements - Gestion des agendas, planification - Suivi des actions selon le calendrier établi et rappel des échéances - Participation à la collecte de données pour le suivi des indicateurs Savoir être : - Capacité à être polyvalent.e, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais - Savoir anticiper les besoins et proposer des solutions - Travaille en équipe - Aisance dans la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit - Capacité à gérer des données confidentielles avec intégrité et discrétion 4. CONDITIONS DE CANDIDATURE Peuvent candidater, les titulaires d'un baccalauréat, complété idéalement par un Bac +2 en gestion de projets, assistanat de direction, administration ou un domaine équivalent. Une expérience pertinente dans des fonctions similaires peut être considérée en alternative à la formation académique. Une première expérience en gestion administrative ou assistanat de projet est souhaitée. Les dossiers de candidatures sont à transmettre au plus tard le 18 avril 2025.