La description:
Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du service registraire, votre mission consistera à participer aux activités administratives et logistiques du service registraire et selon le calendrier des formations proposées par l'Ecole. L'assistant administratif (H/F) organise les sélections et gère les inscriptions. Il ou elle saisit, met en forme des documents à l'aide des outils bureautiques. Il ou elle répond aux démarches d'information, filtre et transmet les communications aux Directrices de Section ou aux Responsables de Service. Vos missions : Candidature : - Préparer le planning de toutes les dates de sélection et faire valider par les directions - Paramétrer ou faire paramétrer l'outil Aurion pour la sélection (arborescence) en conformité avec le référentiel - Transmettre au service communication les informations à mettre à jour sur le site internet - Réceptionner, vérifier et relancer le dossier de candidature - Convoquer aux entretiens - Valider les dossiers de sélection reçus Ecrits : - Récupérer les listes de candidats - Organiser les écrits : réserver les salles, répartir les candidats, gérer la surveillance - Gérer les notes et les résultats - Transmettre les dossiers au jury - Prévoir la signalétique lors des épreuves Oraux : - Gérer les épreuves orales : convoquer et accueillir les candidats, organiser et planifier les jurys - Saisir les notes d'entretien - Préparer les jurys d'admissions et envoyer des décisions et modalités de confirmation aux admis - Prévoir la signalétique lors des épreuves Inscriptions Administratives - Gérer les inscriptions : valider les dossiers administratifs des étudiants et relancer si nécessaire - Envoyer les confirmations d'inscription et les modalités de rentrée après validation auprès des sections - Gérer les formalités administratives (carte étudiant, certificats de scolarité,.) - Vérifier les types de financement avec le service comptabilité - Déclarer les inscrits sur les plateformes Pass'Région, Izzly, Bourses AURA Accueil : - Accueillir et renseigner les étudiants - Accueillir et renseigner les prospects - Accueillir et renseigner le public (patients Clinique Podologie, fournisseurs.) - Recevoir et transmettre les communications téléphoniques, - Transmettre les messages - Réceptionner, trier et expédier le courrier de l'école - Gérer les ordinateurs de prêts - Gérer les prêts de voiture - Réceptionner les feuilles d'émargement