La description:
L'Assistant(e) Cheffe de Projet Communication a pour mission principale d'apporter un soutien opérationnel et administratif aux Cheffes de Projet Communication afin d'assurer la bonne exécution des projets clients et internes. Il/elle intervient à toutes les étapes du suivi de projet, en garantissant une organisation efficace, la traçabilité des actions menées et une communication fluide au sein du pôle communication. . Missions et Responsabilités .1. Gestion et Suivi des Projets * Assister les Cheffes de Projet dans la coordination et le suivi des projets clients et internes. * Mettre à jour et assurer le suivi rigoureux de la note de communication, un document de suivi des projets, garantissant un alignement entre tous les pôles. * Renseigner et suivre les informations dans Salesforce, en assurant la cohérence avec les autres outils internes. * Participer activement à la mise en place des plannings éditoriaux et des plans de communication liés aux différents projets. * Assurer une veille active sur les tendances en communication et les bonnes pratiques du secteur. 2. Community Management et Gestion des Réseaux Sociaux * Contribuer à la gestion et à l'animation des réseaux sociaux de l'entreprise et/ou des clients. * Assister dans la rédaction et la programmation des publications en lien avec les plannings éditoriaux. * Assurer le suivi et l'analyse des performances des publications, en proposant des axes d'amélioration. * Participer à la coordination entre les pôles créatif et digital pour garantir la cohérence des contenus diffusés. 3. Organisation et Administration * Participer aux réunions des Cheffes de Projet, en établissant un ordre du jour précis et structuré. * Aider à la préparation de la réunion mensuelle des Pôles. * Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus de réunion et en suivre l'exécution des décisions prises. * Assister dans la gestion des rendez-vous clients et internes, en garantissant une organisation fluide et optimisée. * Rédiger les debrief de rendez-vous en accord avec les cheffes projet * Veiller à la mise à jour et à l'archivage des documents liés aux projets (devis, contrats, briefs, validations clients.). 4. Suivi Administratif et Relation Client * Assurer le suivi des devis et relances clients, en garantissant la mise à jour des informations dans Salesforce. * Assurer la traçabilité des échanges clients et veiller à la mise à jour des informations dans les dossiers clients et Salesforce. 5. Utilisation des Outils de Gestion * Salesforce : Assurer la saisie, la mise à jour et la gestion des informations relatives aux clients et aux projets. * Note de communication : Document de référence qui doit être mis à jour de manière exhaustive et transmise à la direction. * Tableaux de suivi ADV/COMM/COMPTA : Veiller à leur mise à jour et assurer la transmission des informations financières nécessaires. * Outils bureautiques (Excel, Word, Drive, etc.) : Assurer une bonne structuration et archivage des documents. * Outils de community management : pour la gestion des publications et l'analyse des performances. * Outil de gestion des formations : Suivi des formations proposées par l'entreprise, gestion des inscriptions et coordination avec les formateurs et participants. 6. Proactivité et Amélioration des Process * Être force de proposition pour optimiser les outils de gestion et les méthodes de travail. * Garantir une cohérence des données entre les différents outils utilisés (Salesforce, note de communication, outils bureautiques). * Participer activement aux réunions de suivi de projet et identifier les axes d'amélioration. A compétences égales, une attention particulière sera accordée aux travailleurs handicapés et autre bénéficiaires de l'obligation d'emploi de l'article L. 5212-2 du Code du Travail