La description:
L'Agence d'urbanisme et de développement durable Lorraine nord (AGAPE), association loi 1901, est l'organisme permanent de conseil et d'étude des collectivités locales du Nord Lorrain en matière d'aménagement et d'urbanisme. Elle assiste les collectivités publiques dans la conception et la mise en œuvre de politiques d'aménagement et d'urbanisme. Elle est affiliée à la Fédération Nationale des Agences d'Urbanisme (FNAU) qui regroupe 50 agences. Centre interdisciplinaire de ressources, d'études, de recherches et de conseil partenarial et indépendant, l'agence a pour objet, dans un souci de cohésion territoriale, et d'harmonisation et de cohérence des politiques publiques et des projets de ses membres : - l'observation de leur territoire commun, y compris transfrontalier ; - l'élaboration, le suivi et la mise en œuvre de programmes d'études, notamment prospectives, permettant la définition de politiques d'aménagement, et de développement ; - la préparation de projets de territoire ; - l'accompagnement des coopérations transfrontalières. Missions et activités Composée d'une équipe pluridisciplinaire, l'agence recherche actuellement son/sa prochain(e) Secrétaire administratif(ve) qui travaillera en appui du Directeur général, de la Directrice administrative et de tous les collaborateurs de l'association avec pour principales missions (liste non exhaustive) : Participation à gestion administrative de l'agence - Accueil physique et téléphonique - Gestion du courrier - Appui à l'établissement des documents partenariaux/conventions - Emission des appels à participation des membres et saisie sur la plateforme Chorus Pro - Appui ponctuel dans la gestion des agendas Direction (RDV, réunions) - Organisation d'événements et de réceptions - Préparation des déplacements et missions - Classement et archivage dématérialisé et papier - Gestion du centre de documentation (acquisitions, en codage, classement, accueil) Appui à la gestion des ressources humaines - Appui à la Directrice administrative dans la gestion quotidienne du SIRH et des dossiers individuels (création, gestion des profils, documents, etc.) - Participer à l'établissement des variables de paie mensuelles pour l'établissement externalisé des bulletins de salaires et des charges - Tenue de divers tableurs de suivi Participation à la vie des instances associatives - Mise à jour régulière des documents associatifs (délégués/administrateurs, délibérations) - Gestion des invitations/listes diffusion aux réunions des instances - Appui aux réunions : dossiers, listes de présence, logistique, accueil - Démarches et courriers obligatoires (statuts, déclarations diverses) Support administratif aux collaborateurs - Tenue de la base contact et des listes de diffusion - Appui à l'organisation de réunions/événements thématiques Profil recherché Formation & expériences Bac+2/3 (BTS, BUT) en secrétariat, gestion des entreprises Expérience possible mais non obligatoire Savoir-faire Connaissance des outils bureautiques Capacités rédactionnelles et bon niveau orthographique Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et/ou urgences La bonne connaissance du territoire d'action de l'agence ainsi que celle de la plateforme Chorus Pro sont des atouts. Savoir-être Aptitude à travailler en autonomie et à faire preuve de réactivité et d'alerte hiérarchique en cas de difficulté Organisation, méthode et disponibilité Intérêt affirmé pour le service public Neutralité et discrétion Sens du contact et des relations humaines Conditions d'exercice Contrat à durée indéterminée à temps complet (temps partiel envisageable). Rémunération selon statut ETAM CCN 1486 et expérience. Poste basé à Longlaville (54810).