La description:
Poste d'Assistant(e) administratif(ve) et RH : CDD 1 mois remplacement arrêt maladie (renouvelable), temps partiel 134.33h mensuelles - Non cadre - Poste à pourvoir dès que possible, basé à Valréas. => Nous recherchons un(e) assistant(e) pour gérer les dossiers quotidiens de la vie de la structure et notamment dans le cadre des services généraux, soutien RH, comptabilité privée (sachant qu'un cabinet comptable gère la saisie comptable et réalise les bilans). Une expérience confirmée sur le même type de poste est indispensable, de préférence en association ou collectivité publique ou territoriale. A l'aise avec les tableaux de bords et l'outil informatique, vous serez amené(e) à : - Assurer un suivi administratif : Constituer et mettre à jour les dossiers ; Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires ; Organiser les invitations et les convocations ; Organiser la gestion administrative de la structure ; Rédiger des documents administratifs ; Planifier, assurer la logistique ; Gérer des emplois du temps ; Effectuer des travaux administratifs. - Plus précisément, vous pourrez : Être en charge de toutes les opérations administratives ; Traiter le courrier, organiser les réunions, réaliser des PowerPoint ; Organiser les évènements internes ; Gérer les dossiers de subventions (demandes, suivis, bilans et dépôt des bilans). - Communication interne et externe : Gérer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique ; Gérer les appels en provenance des services de l'Etat (Préfecture, DDETS..), des Mairies et Communautés de communes, des partenaires et entreprises, et des fournisseurs. Rédiger des synthèses et des reportings ; Elaborer et présenter des bilans et des rapports . - Services généraux : Gérer la logistique et les achats ; Suivre des contrats (téléphonie, internet, copieurs..) ; Gestion comptable (Cabinet comptable en charge de la saisie et bilans) ; Contrôler les factures et les mettre en paiement et classement ; Reporting (tableaux de suivi) ; la connaissance des marchés publics est un plus. - Vie de la structure : Assurer le suivi des instances délibératives (Conseil d'Administration, Assemblées Générales) ou venir en soutien Le poste comporte des contraintes temporelles liées : - aux agendas de l'équipe de Direction - au caractère cyclique des activités : Assemblée Générale, Conseils d'Administration, Commissions statutaires... Qualités recherchées : - Rigueur, fiabilité, et sens de l'organisation - Gestion des priorités - Capacité de synthèse, bon rédactionnel et bonne orthographe - Dynamisme et sens de l'investissement - Travail en étroite collaboration avec la direction - Capacité d'écoute et de bienveillance - Capacité de compréhension et analyse règlementation - Sens du travail en équipe - Initiative et autonomie - Capacité à une analyse critique de sa pratique et à se remettre en question - Respect de la confidentialité et des informations à caractère personnel - Aptitude au travail partenarial. Profil : Formation de niveau III minimum dans le domaine administratif ou expérience significative. Connaissance des normes rédactionnelles et des règles de mise en page Maitrise parfaite du français pour les échanges mail, téléphone, courrier Connaissance des techniques de communication Maitrise exigée de la suite Office 365 Permis B et véhicule obligatoires.