La description:
DESCRIPTION DE L'EMPLOI 1/ Gestion administrative, logistique et financière des formations L'assistant-e administratif-ve est en charge du suivi du parcours de formation des stagiaires engagés dans l'un des cursus de formation organisés par les départements ski-alpin et alpinisme. En lien avec les stagiaires et les équipes pédagogiques, l'assistant-e administratif-ve assure le soutien administratif, financier et logistique des formations conduisant aux différents diplômes d'Etat des sports de montagne. En binôme, l'agent sera en charge du suivi administratif et financier des trois unités de formation suivantes : - les unités de formation suivantes du diplôme d'Etat de ski - moniteur national de ski alpin : - l'unité de formation n°5 « démontrer les gestes techniques de la classe 4 et concevoir, mettre en œuvre et évaluer une séance d'enseignement en ski alpin, en sécurité, aux classes 3 et 4 du mémento de la méthode française de l'enseignement du ski alpin, dans le milieu montagnard enneigé » du diplôme d'Etat de ski - moniteur national de ski alpin - 816 stagiaires/an - environ 15 sessions/an et 800 stagiaires - l'unité de formation n°8 « perfectionner le niveau de pratique et concevoir, mettre en œuvre et évaluer une progression pédagogique dans les activités dérivées du ski alpin, en sécurité, dont le snowboard en référence aux classes débutant et 1 du mémento de la méthode française de l'enseignement du ski alpin, dans le milieu montagnard enneigé » - environ 15 sessions/an et 800 stagiaires - l'unité de formation « formation générale commune aux métiers d'enseignement, d'encadrement et d'entraînement des sports de montagne (FGCMEEESM) - 11 sessions/an et 300 stagiaires En complément, l'agent devra assurer seul le suivi administratif et financier du diplôme suivant : - le certificat complémentaire « optimiser la performance en ski alpin et ses activités dérivées ». Ce cursus de formation nouvellement créé verra le jour en mai 2025 - 6 sessions prévues en 2025 pour 20 stagiaires Liste non exhaustive des missions confiées à l'agent : - Gestion administrative des sessions de formation : suivi des inscriptions, convocations des stagiaires et intervenants extérieurs, préparation des documents à destination de l'équipe pédagogique - Suivi et traitement des demandes d'inscription via l'application ZENSA - Suivi de la logistique sur les formations en lien avec le prestataire coordonnateur : établissement des rooming list - Gestion et suivi des dossiers de financement : établissement des devis pour les organismes financeurs, traitement des dossiers de financement, édition des attestations de présence et saisie des bilans de formation. - Suivi des achats liés à la mise en œuvre des sessions de formation dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) : exploitation des devis, saisie des bons de commande et envoi aux fournisseurs, saisie de la constatation du service-fait. - Mise en œuvre, suivi et traitement des enquêtes de satisfaction. 2/ Suivi des statistiques, gestion budgétaire - Suivi des tableaux statistiques des départements ski alpin et alpinisme (nb de stagiaires présents, admis, volumes d'offres de formation.) - En appui du responsable de service, assure la continuité de la chaîne de la dépense en s'assurant de l'établissement des services faits et de leur correspondance avec les factures reçues. PROFIL DU POSTE / COMPETENCES REQUISES Importante capacité d'écoute et relationnelle avec les stagiaires et formateurs. Aptitude au travail en équipe/binôme et avec des interlocuteurs extérieurs. Capacité à travailler en autonomie et à organiser son travail. Faire preuve de discrétion professionnelle. Filtrer, orienter, délivrer des informations. Maîtriser les outils de la bureautique informatique (Word, Excel). Connaissances des différents cursus de formation. Maîtrise des outils : ZENSA, WIN PEP, Sphinx (formations internes prévues).